แผนงานสงวนรักษาทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัล หอสมุดแห่งมหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์

ทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัลที่ให้บริการหลักๆ มี 3 ประเภท ได้แก่

1. จัดหา (e-book ที่ซื้อขาด) การจัดซื้อต้องมั่นใจว่า e-book นั้นจะสามารถเข้าถึงได้ตลอดเวลาตลอดไปถึงแม้จะมีการเปลี่ยนสำนักพิมพ์ก็ตาม โดยมีระบุไว้ในเงื่อนไขสัญญา (Agreement)

2. ทรัพยากรสารสนเทศที่แปลงเป็นสื่อดิจิทัล (Digitize)

3. ทรัพยากรสนเทศที่อยู่ในรูปดิจิทัลตั้งแต่แรก (Born digital)

          ดังนั้นเพื่อความยั่งยืนและเข้าถึงได้ในระยะยาว หอสมุดฯ มีแผนการสงวนรักษาสารสนเทศดิจิทัล ดังนี้   

2.1 ทรัพยากรสารสนเทศที่แปลงเป็นสื่อดิจิทัล (Digitize)

1. แปลงไฟล์ในรูปแบบดิจิทัลโดยใช้เครื่องสแกนเนอร์คุณภาพสูง โดยความละเอียดไม่ต่ำกว่า 300 dpi ในโหมดสีหรือขาวดำตามเอกสารต้นฉบับ

2. ปรับแต่งไฟล์ให้สวยงาม ได้แก่ การตัดภาพส่วนเกิน (Crop) การลบรอยดำ เป็นต้น

3. การตรวจคุณภาพไฟล์ โดยการตรวจความคมชัด การจัดเรียง ความครบถ้วนของเนื้อหาตามต้นฉบับ โดยตรวจทุกหน้าของไฟล์ดิจิทัล หากพบความผิดพลาดให้ดำเนินการแก้ไขซ่อมแซมให้เรียบร้อย

4. บันทึกไฟล์ในรูปแบบ (PDF/A) ตามมาตรฐาน ISO เพื่อการเก็บรักษาในระยะยาว

5. สำรองไฟล์ (Backup) ในระบบคลาวด์และฮาร์ดดิสก์ รวมถึงหากมีการแก้ไขไฟล์ต้องส่งไฟล์สำรองใหม่ด้วยเช่นกัน

2.2 ทรัพยากรสนเทศที่อยู่ในรูปดิจิทัลแต่แรก (Born digital)

          ได้แก่ไฟล์ที่เกิดจากการบันทึกไฟล์จาก MS WORD เป็น PDF/A เพื่อการเก็บรักษาในระยะยาว และทำการสำรองไฟล์ทั้งในระบบคลาวด์และฮาร์ดดิสก์เช่นกัน

          สำหรับไฟล์วิทยานิพนธ์จากระบบ TU e-Thesis เป็นประเภทไฟล์แปลงจาก MS WORD เป็น pdf ไม่สามารถแปลงเป็น PDF/A ได้ เนื่องจากต้องตรวจสอบการคัดลอก (plagiarism) แต่ไฟล์จากระบบ TU e-Thesis ได้ส่งขอเลขตัวระบุวัตถุดิจิทัล (Digital Object Identifier: DOI) โดยระบบ API ซึ่งข้อมูลจะถูกถ่ายโอนไปทั้งเมทาดาทาที่จำเป็น ได้แก่ ชื่อเรื่อง ผู้แต่ง อาจารย์ที่ปรึกษา สำนักพิมพ์ ปีพิมพ์ คำสำคัญ บทคัดย่อ และไฟล์จะถูกเก็บที่ฐานข้อมูลของสำนักงานการวิจัยแห่งชาติ (วช.) เช่นเดียวกัน เพราะทางหอสมุดฯ จึงมั่นใจได้ว่าไฟล์จะยังคงอยู่อย่างยั่งยืน

          การบริหารจัดการทรัพยากรดิจิทัล

1. ใช้ระบบบริหารจัดการทรัพยากรสำหรับเก็บรักษาและให้บริการที่น่าเชื่อถือ มีมาตรฐานเพื่อการเข้าถึงทั้งในปัจจุบันและอนาคต ซึ่งปัจจุบันจัดเก็บบนระบบคลังสารสนเทศดิจิทัล มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ (TUDC) สามารถจัดเก็บและค้นคืนได้ทุกที่ทุกเวลา มีความสะดวกในการเข้าถึง

2. ระบบมีการรักษาและแบ่งปันข้อมูลแบบยั่งยืน (Preservation & Sustained Sharing) คืออยู่บนเว็บไซต์ที่เข้าถึงได้ในระยะยาว  รูปแบบไฟล์ (File format) ที่แบ่งปันไม่ล้าสมัยหรือเปิดไม่ได้ในอนาคต ระบบสามารถแบ่งปันข้อมูลด้วยระบบ OAI-PMH (Open Archives Initiative – Protocol for Metadata Harvesting) ปัจจุบัน ระบบสามารถแบ่งปันข้อมูลให้ฐานข้อมูลอื่นของหอสมุดฯ เช่น ระบบสืบค้นหอสมุดฯ EDS (One search) เพื่อให้สามารถสืบค้นจากระบบสืบค้นของหอสมุดฯ ที่เดียว และระบบ Worldcat (OCLC) เพื่อให้สืบค้นข้อมูลจาก TUDC ผ่านระบบ Worldcat (OCLC) ได้เช่นเดียวกัน รวมถึงการแบ่งปันข้อมูลเมทาไปยังหน่วยงานอื่น ๆ ที่มาขอข้อมูลไปเผยแพร่ด้วย

3. รูปแบบไฟล์ที่จัดเก็บอยู่ในรูปแบบและชนิดไฟล์ดิจิทัล (File format) เป็นมาตรฐานสากล สามารถจัดเก็บและนำกลับมาใช้ใหม่ได้ในระยะยาว เช่น PDF/A และสามารถรองรับไฟล์ดิจิทัลในรูปแบบอื่น ๆ ได้อีกด้วย ได้แก่ MP3 MP4 AVI JPG เพื่อให้มีความเหมาะสมต่อการใช้งาน

4. จัดทำรายการเมทาดาทาด้วยมาตรฐานสากล ปัจจุบันหอสมุดฯ ใช้มาตรฐาน Dublin Core Metadata ในการอธิบายคุณลักษณะทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัล และสำหรับคอลเล็กชั่น Thammasat University Theses ที่จัดเก็บผลงานวิทยานิพนธ์ การค้นคว้าอิสระ ได้เพิ่มเขตข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อให้เพียงพอแก่การอธิบายทรัพยากรดิจิทัล ได้แก่

          - Rights

          - Rights Holder

          - Degree name

          - Degree Discipline

          - Faculty/College

5. การควบคุมคุณภาพข้อมูล มีการสุ่มตรวจคุณภาพเมทาดาทาและไฟล์ที่เผยแพร่ในระบบเดือนละ 2 ครั้งตามมาตรฐานการสุ่มตรวจ AQL = 10 (Sampling plan table (AQL: Acceptable Quality Level) Level II) เดือนละสองครั้งโดยบรรณารักษ์ผู้เชี่ยวชาญ หากพบความผิดพลาดแจ้งให้เจ้าหน้าที่ผู้นำข้อมูลเข้าระบบแก้ไขพร้อมอธิบายข้อผิดพลาดให้เข้าใจเพื่อลดความผิดพลาดในการปฏิบัติงานครั้งถัดไป

          แผนการบำรุงรักษา (Maintain) ทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัล

1. หน่วยเทคโนโลยีสารสนเทศตรวจสอบความครบถ้วนของไฟล์ที่ส่งสำรองในฮาร์ดดิสก์และคลาวด์ก่อนและหลังนำไฟล์สำรองเรียบร้อยแล้ว

2. หน่วยเทคโนโลยีทำการสุ่มตรวจไฟล์ที่สำรองไว้อย่างสม่ำเสมอว่ายังคงใช้งานได้

3. จัดหาพื้นที่สำหรับเก็บข้อมูลทั้งในส่วนสำรองไฟล์ (Backup) และส่วนฐานข้อมูลอย่างเพียงพอ โดยการขอตั้งงบประมาณทุกปี

4. เตรียมแผนการอพยพข้อมูล (เมื่อมีการเปลี่ยนระบบ) ระบบสารสนเทศดิจิทัลมีมาตรฐาน สามารถปรับเปลี่ยนโยกย้ายได้เมื่อมีการเปลี่ยนระบบ

การพัฒนาบุคลากร

          บุคลากรที่ปฏิบัติงานคลังสารสนเทศดิจิทัลฯ ทั้งบรรณารักษ์และเจ้าหน้าที่ ต้องได้รับการอบรมหรือถ่ายทอดความรู้เกี่ยวกับการบริหารจัดการทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัล เช่น การสแกนและการจัดการไฟล์ มาตรฐานการลงรายการเมทาดาทา ไม่ว่าจะอยู่ในรูปแบบคู่มือหรือแผนการจัดการความรู้